5 étapes pour mener un projet de digitalisation en prévention

Florian Ruen

Florian Ruen

Co-fondateur & CEO | Eyes'R

Intelligence artificielle. Exosquelettes. Réalité virtuelle. Et ce ne sont que quelqu’une des technologies, qui émergent pour transformer les processus métiers. Alors que pour beaucoup d’entreprises, une zone d’ombre s’installe

L’image d’un futur qui était déjà flou, s’accentue. Et ce, dès la prononciation de ces mots. Pourtant, ils le reconnaissent très bien : sans digitalisation, cela deviendra de plus en plus complexe !

Et la digitalisation dans ce domain, centré sur la place de l’Homme est très certainement en retard par rapport à d’autres, la faute au réglementaire et à la définition même du métier de préventeur.

Alors comment arriver à intégrer ces mots qui peuvent sembler barbares, pour améliorer son quotidien de préventeur, et l’adéquation de ses équipes ? Par où commencer ? Dans quel ordre ? Comment s’y prendre ?

Dans cet article, nous allons vous donner 5 étapes pour vous mettre dans la bonne direction, en limitant au maximum les sorties de route !


# La plus importante des étapes reste la préparation

Comme dans n’importe quel projet, les étapes de préparations sont les plus importantes. D’autant plus, lorsqu’une grande partie de ce projet va se focaliser sur l’Humain, son comportement, des rituels et ses habitudes.

Mener une conduite du changement peut soit aller très vite, soit s’étaler sur plusieurs semaines, mois, voir années . Surtout lorsqu’il touche à des principes en place depuis très longtemps. Une raison de plus de bien, la préparer pour être certain d’emmener le maximum de personnes.

Chacune des étapes qui doivent être réalisées pour préparer son projet va influer sur la suivante. Mais elles vont aussi faire changer et affiner le projet initial : l’apport d’idées et la confrontation sont essentiels. Quelques étapes pour préparer au mieux la digitalisation de ses processus métiers :

  • Sonder ses équipes : avoir leur avis sur le projet qui va être entrepris, et ce dans leur intégralité. Il ne suffit pas d’avoir l’avis de 2 ou 3 personnes, ou de se limiter aux services impactés. L’ensemble de l’organisation peut en mesurer les retombées.
  • Réunir ses collaborateurs : pour recueillir les avis de tous, leur envoyer quelques questions par e-mail c’est bien, les réunir, c’est mieux. Pour cela, plusieurs moyens de le faire, que ce soit autour ludique tel que des jeux en équipe; autour de TeamBuilding, ou encore autour de moments de réflexion et de brain storming. Un point important : plus ludique seront ces moments, plus vous pourrez tirer de l’information.
  • Impliquer, impliquer, impliquer et accompagner le changement : dès que vous avez récolté les avis de tous, informez-les des évolutions en communiquant autour. Plus ils se sentiront informés, plus ils seront moteurs pour vous aider à avancer.

Bien sûr, en fonction de votre niveau de maturité en prévention des risques, les étapes de préparations changeront. De même que, la taille de votre organisation peut avoir un impact important dessus.

Mais une chose est sûre. Ne négligez pas ces 3 étapes, l’adéquation et la rapidité n’en seront que meilleures !


# Faire évoluer ses outils en commençant par le plus simple et en allant vers le plus complexe

Vous avez réalisé votre phase de préparation ? Très bien, maintenant, il est temps de rentrer dans le concret.

Le second conseil que nous pouvons donner pour digitaliser sa politique de prévention des risques, est de digitaliser petit à petit, en commençant par les outils les plus simples, et en s’orientant vers les plus complexes.

La raison est simple : ne pas bousculer les lignes trop rapidement, sans quoi vous risquez de perdre certains collaborateurs en route. Il ne faut pas oublier que dans les entreprises, il y a une population qui vit dans le digital, mais une autre qui peut en être loin. Digitaliser c’est aussi fédérer !

Quelques exemples concrets :

  • Vous utilisez du papier pour permettre à vos collaborateurs de remonter des risques ? Passez sur un formulaire en ligne en leur permettant de répondre de n’importe où, et à n’importe quel moment.

Ici, l’idée, n’est pas de citer tous les exemples possibles, mais vous l’aurez compris : commencer par changer ce qui semble le plus simple à digitaliser, cela vous permettra de mesurer l’adéquation de tous avec le projet avant de continuer à avancer.

Cependant, certaines solutions n’étant qu’intermédiaire, attention à ce qu’elles ne deviennent pas un rituel ! Si les solutions vous permettant de transformer vos processus métiers ne sont pas en adéquation avec le monde de la prévention, vous courrez le risque de les complexifier sur le long terme. Et des solutions temporaires qui durent, vont s’ancrer et ils seront très difficiles à supprimer !


# Transformez vos formations internes pour les rendre plus ludiques avec le jeu ou la réalité virtuelle

Une phrase revient souvent dans le monde de la formation : on retient 20 % de ce que l’on entend, mais 90 % de ce que l’on fait. Que ce soit à l’école, dans sa vie privée ou dans une formation prévention des risques, la morale est la même : la pratique ancre les connaissances bien plus rapidement que la théorie !

Exemple de la pyramide de mémorisation

Digitaliser c’est aussi permettre à toute son organisation de se former sur les sujets prévention des risques, mais la formation peut elle aussi se transformer. Elle ne doit pas nécessairement rester « old-school », théorique, ennuyeuse, c’est tout le contraire. D’autant plus, que notre vie professionnelle est jalonnée de nombreuses formations, et que la première doit donner envie de faire la suivante, et ainsi de suite.

3 moyens simples, demandant un investissement faible pour numériser ses formations :

  • Opter pour de la vidéo à la place des supports papiers : que vous soyez plus vidéo d’animation pour expliquer une procédure, ou vidéo plus concrète, sérieuse et filmée sur le terrain, l’impact sera d’autant plus grand.
  • Utilisez la gamification : au travers d’application mobile reproduisant des quiz et des mises en situation ; avec des jeux de plateaux poussant à la réflexion et à la confrontation d’idées ; ou encore à l’aide de casque de réalité virtuelle pour ajouter une dose de pratique. Ce sont 3 possibilités pour rendre ludique vos moments de formations
  • Misez sur le concret et la personnalisation : le digital en formation permet de grandement simplifier la conception de celle-ci. Maintenant, presque n’importe quel préventeur peut adapter le contenu à son contexte, ses cas d’usages, ses besoins et son organisation. Rien de telle pour avoir une formation impactante !

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🎓 Skility innove et rend accessible la conception de formation grâce aux outils digitaux


# Uniformiser les documents liés à la prévention et rendez accessible leur partage entre les acteurs

Nous n’allons pas se mentir, trouver le bon document, au bon moment peut parfois être le parcours du combattant : différentes versions, fichiers qui ne sont pas à jour, difficultés d’impression, chemin introuvable et j’en passe.

Or le partage d’informations est un des piliers d’un bon projet de digitalisation. Imaginez vous devoir chercher votre plan de prévention au moment de le remplir, une friction s’installe non pas sur le fait de le remplir, mais sur le fait de le chercher. C’est encore pire pour vos collègues ! Dans le digital, le moindre point de friction peut s’avérer être une des raisons pour rendre une personne réfractaire.

Aparté : les mails ne sont pas un moyen efficace de partager des fichiers sur le long terme. Ils peuvent être une solution pour faire transiter des documents temporaires, mais les plans de prévention, les permis feus, ou PPSPS doivent être stockés à la même place (surtout à l’heure de rédaction de cet article, ou nous n’avons jamais autant envoyé d’e-mail pour échanger entre collègues !)

Vous pouvez opter pour des solutions taillées pour le partage de fichier : OneDrive (majoritairement fourni avec vos boîtes e-mail professionnelles), ou des outils métiers qui fonctionnent comme des bases de données, vous permettant de rechercher n’importe quel fichier. Votre quotidien sera bien plus simple, et vos collègues vous remercieront ! Bref, tout le monde sera content.

➡️ TDC Sécurité, un outil pour centraliser vos documents en matière de prévention des risques


# Les bases sont posées, entrez dans l’étape suivant de digitalisation profonde

Vos documents prévention des risques sont uniformisés et centralisés ; vous avez validé l’intérêt et les priorités pour digitaliser vos processus métiers ; vous avez amorcé le tout en transformant la récolte des situations à risques, le pilotage ou vos formations internes. Il vous est maintenant possible de rentrer plus profondément dans votre projet.

Par profond, nous entendons le fait d’utiliser des technologies plus complexes sur leurs fonctionnements. Elles vous apporteront une plus grande valeur ajoutée au quotidien.

Vous aidez à anticiper des situations à risques ; accompagner votre pilotage et la génération de vos rapports journaliers ; envoyer des propositions pour améliorer vos postes de travail afin de limiter les TMS ; vous notifier ; ne sont que quelques-uns des avantages, que peuvent vous procurer ces innovations profondes.

Plusieurs d’entre elles vous seront certainement familières. Du moins, par leur nom et leurs actualités :

  • L’utilisation d’exosquelettes : pour permettre aux collaborateurs qui travaillent dans des positions contraignantes, de soulager leurs douleurs, tout en étant autant, voir plus productifs.
  • Les équipements connectés et augmentés : pour anticiper les environnements bruyants, les chutes, les colisions ou les comportements à risques

# Mesurez, validez, documentez et itérez pour rester sur la bonne voie

La dernière clé pour mener à bien votre projet, et digitaliser vos processus de prévention des risques, c’est la redondance. Si vous digitalisez ou changer un processus tous les 5 ans, vos efforts seront vain.

Il faut arriver à trouver le juste milieu entre aller trop lentement et vouloir aller trop vite. Ne pas digitaliser suffisamment vite, c’est risquer le fait d’ancrer des pratiques temporaires. Digitaliser trop vite, c’est risquer le fait de perdre ses équipes en chemin. Et finir un relais tout seul, c’est perdu d’avance !

Dès que vous avez validé la transformation d’un processus, sondez vos équipes, améliorez, testez, et avancez pas à pas, jusqu’à répéter ces étapes. Documentez chacune d’entre elles, afin de pouvoir léguer ses informations si vous devez quitter l’entreprise. Sans ces éléments, le projet sera mis de côté ou totalement voué à l’échec !

Mettez en place des modules collaboratifs pour faire participer toute votre organisation, cela peut être en initiant des challenges d’idées autour de votre politique de prévention, ou en confrontant, de façon bienveillante les différents services. Bref, digitaliser sa prévention, c’est aussi se montrer créatif, pour inventer de nouvelles idées de fédérer et d’impliquer !


Vous l’aurez compris, l’objectif de ces 5 étapes est de vous accompagner dans le fond et la forme, pour mener vos projets de digitalisation. Un secteur de la prévention certes en retard mais qui commence à rattraper son retard, pour se mettre au niveau des autres processus métiers.

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