Très largement utilisée, la check-list, comme son nom l’indique, permet d’établir une liste de vérifications importantes à réaliser, mais aussi et surtout, de s’assurer que toutes les vérifications ont été effectuées.
À titre d’exemple, un pilote d’avion, avant de décoller, doit s’assurer de la conformité de plusieurs points, notamment sur l’état de son appareil et sur le fonctionnement des instruments de mesure. Pour cela, il utilise une check-list comme procédure de sécurité, afin de s’assurer que tout est conforme.
Mais à l’heure ou la digitalisation des processus ne peut être plus présente, comment peut-on transformer cet outil, encore beaucoup présent sur papier, en véritable mine d’informations ? Quelles sont les différences entre la version papier et la version dématérialisée ?
# Archiver les check-lists papier, un casse-tête compliqué
L’objectif de la liste de vérification est multiple, et dépend du secteur d’activité et de son contenu :
- Vérifications d’une machine ou d’un engin, sur les aspects formations, risques …
- Vérification du bon respect de procédure (de maintenance par exemple)
Dans ces deux cas, l’objectif est clair : s’assurer du respect de certaines règles avant d’effectuer une tâche quelconque. Ainsi, pour que le document soit utile, il est souvent conservé et archivé plusieurs semaines, plusieurs mois ou plusieurs années.
Cette conservation peut s’avérer plus compliquée que prévu, si elle est très répandue dans votre entreprise, notamment car la quantité de documents à conserver peut être importante. Et cela demande de la place et de l’organisation pour s’y retrouver, encore plus quand il doit être utilisé.
Et c’est justement là que le digital se montre très utile, en apportant plein d’avantages pour l’archivage et le stockage de ces données :
- Disques durs VS papier : stocker est nettement moins encombrant.
- Rechercher un fichier sur un disque est plus rapide même avec une organisation qui n’est pas la plus optimale.
- La perte de document peut être plus facilement évitée.
# Proposer du contenu interactif sous différents formats
Le second gros avantage de la check-list dématérialisée, c’est la variété et la diversification possible dans les formats.
En effet, un document papier, a priori, c’est un format unique. Vous ne pourrez donc pas agrémenter les différentes vérifications par des vidéos, ou des explications interactives. L’expérience est nettement moins bonne, sans compter, que la diversification des formats peut améliorer nettement l’assimilation
La digitalisation amène une nouvelle solution à ce problème.
Prenons l’exemple d’un nouvel arrivant dans votre entreprise, qui s’apprête à prendre son poste de travail. Votre entreprise a mis en place, sur chaque poste, une liste de vérification sur la sécurité de la machine. Imaginons le premier point suivant :
Vérifier que l’ensemble des boutons d’arrêt d’urgence fonctionnent correctement et ont le comportement souhaité.
Même si c’est un point essentiel, qui peut s’avérer simple, ce n’est pas le cas pour tout le monde. Agrémenter ce point de vérification par une vidéo ou un guide étape par étape, peut permettre de décrire cette procédure.
# Une mise à jour du contenu plus simple et plus rapide
La mise à jour. Une contrainte supplémentaire qui fait du digital et du numérique, un véritable atout dans l’utilisation des check-lists.
Lors de la mise en place d’une liste de vérification papier, il y a 2 façons de le faire:
- Imprimer un exemplaire, le plastifier et/ou le mettre dans un classeur afin qu’il soit à disposition. À chaque fois que quelqu’un doit la compléter, il en fait une photocopie.
- Imprimer plusieurs fois la liste et en mettre à disposition quelques exemplaires dans un classeur, chaque répondant peut-on en prendre une pour la compléter.
Le premier point est le moins contraignant. Effectivement, lors d’une mise à jour, il ne faut changer que l’exemplaire original. En revanche, dans le second, cela impose de jeter à la poubelle tous les exemplaires imprimés d’avance pour mettre la nouvelle version. Cela peut représenter plusieurs dizaines d’exemplaires !
Autre contrainte, à chaque mise à jour du format papier, il faut s’assurer que l’ancienne version ne soit bien plus présente et qu’aucun exemplaire ne réapparaisse plus jours ou semaines après la mise à jour, ce qui pourrait causer un problème et des vérifications qui ne seront pas réalisées.
Une nouvelle fois, la version numérique de la check-list permet une mise à jour bien plus rapidement : il vous suffit d’effectuer les modifications sur l’application dédiée et de cliquer sur un bouton, pour qu’elle soit immédiatement disponible à l’ensemble de vos collaborateurs. Un gain de temps avec un ratio de x2 assez simplement !
Ainsi, vous n’aurez plus besoin de le réimprimer, économie de papier assurée ?, mais vous vous épargnerez également, la tâche de vérifier que l’ancienne version ait bien disparu !
# Une check-list digitale est indirectement une mine d’informations
En dehors des étapes de vérifications qu’impose une check-list, de nombreuses informations peuvent en être extraites, pour améliorer l’expérience de réponse, mais aussi indirectement les conditions de travail de vos collaborateurs.
Il est difficile de s’en rendre compte avec une version papier, mais des informations peuvent s’avérer très précieuses, qu’elles soient sur la liste en général ou sur les collaborateurs qui y répondent :
- Le temps de réponse de chaque collaborateur
- Le taux de validation OK vs taux de validation NOK
- Les vérifications qui ont le plus de taux de non-conformité
- Les postes de travail sur lesquelles les listes sont le plus souvent répondues
Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive, il existerait presque autant de statistiques que d’entreprises, car chacune des données peut être interprétée de façon différente !
Vous l’aurez compris, extraire toutes ces informations, les convertir en graphique pour les analyser de façon visuelle n’est pas possible avec le format papier. En effet, certaines informations ne peuvent tout simplement pas être récoltées, alors que d’autres pourraient prendre un temps considérable pour les déduire/calculer ! (imaginez devoir obtenir le taux de validation sur plusieurs dizaines de documents …)
Le résultat du match est donc sans équivoque : la check-list digitale est bien plus facile à mettre en place, à maintenir et à personnaliser.
Mais attention à certains points avec cette innovation :
- Le RGPD : l’archivage des données est toujours soumis au règlement sur la protection des données. Attention donc aux informations personnelles qui sont demandées (aux visiteurs extérieurs par exemple). Quelques pistes sur notre article abordant le sujet du RGPD, disponible sur notre blog en cliquant ici.
- La signature : identifier le répondant peut s’avérer nécessaire en cas de problème sur une des vérifications. L’avantage du papier est qu’il est simple de le signer. Authentifier de façon unique le répondant sur une version numérique peut s’avérer plus difficile (utiliser un module de signature électronique peut être un bon moyen !)
Pour conclure, adopter cette procédure au format digital peut être un réel atout au sein de votre entreprise, mais il faut être vigilant sur certains points avant de sauter le pas !